Klantenservice, ook wel klantendienst genoemd, kan verschillende betekenissen hebben. Ten eerste is het een bedrijfsproces, maar het kan ook een afdeling van een bedrijf zijn. Het doel van beide is in ieder geval om een goede relatie te onderhouden met de klanten. Klantenservice als een bedrijfsproces heeft betrekking op elke medewerker die contact kan hebben met potentiële klanten. De afdeling klantenservice daarentegen betreft medewerkers die zich alleen richten op het contact met klanten.
Klantenservice als bedrijfsproces
Bij elk bedrijf is er de taak om zorg te dragen voor een klant. Dit gebeurt vóór, tijdens én na commerciële proces. Klantenservice als bedrijfsproces is dan ook de verzamelnaam voor al deze taken gericht op de klant. Het doel is om de relatie met de klant of klanten te onderhouden. Ieder bedrijf kiest zo haar eigen strategieën als het gaat om klantencontact. Klantenservice is een ondersteunend proces voor het commerciële aspect. Je doet er daarom goed aan om de relatie met je klanten zo goed mogelijk te houden. Dit kan o.a. door middel transparantie en het regelmatig contact hebben.
Klantenservice als bedrijfsproces gaat over een aantal processen. Informatievoorziening naar de klant toe, transacties en facturaties, tot aan het aangaan en opzeggen van klantenrelaties. Denk eraan dat je de klant tevreden moet stellen als je wilt dat de samenwerking langer voortduurt. Klantenservice draagt dus zorg voor de communicatie richting de klant en handelt vragen af. In een bedrijf kan het zijn dat meerdere werknemers over verschillende afdelingen contact hebben met klanten. Ook kan het zijn dat er een aparte afdeling is opgericht voor klantenservice.
De afdeling klantenservice
Als een bedrijf een aparte sectie heeft ingericht voor het contact met klanten, dan noemen we dit ook wel de afdeling klantenservice. De taak van de medewerkers is puur en alleen gericht op het onderhouden van klantcontacten en het aangaan van nieuwe. Ook voor eventuele vragen van potentiële klanten zal deze afdeling klaar staan. Mocht er niet meteen een antwoord klaar liggen, dan kan men altijd nog gebruik maken van nummerklantenservice.nl. Medewerkers van de afdeling klantenservice krijgen vaak een commerciële training om goed om te kunnen gaan met potentiële klanten.
