Het gemak van de email
Email is het meest algemene communicatiemiddel die organisaties gebruiken om extern te communiceren naar klanten en leveranciers. Dagelijks worden in Nederland honderd duizenden e-mails verzonden waarin we contracten, wachtwoorden, offertes en andere kostbare informatie wordt verzonden. Zonder dat men zich hier bewust van is, schuilt hier een risico in. Veel e-mails zijn namelijk niet per definitie beveiligd.
Gevaren
Zonder dat we het doorhebben verzenden we dus enorm veel waardevolle informatie via de email. Dit heeft twee oorzaken. Men is zich vaak niet bewust van het feit dat email een gevoelig middel is voor communicatieondersteuning. Ook kan het zijn dat mensen zich er niet bewust van zijn dat informatie de we verzenden wel degelijk gevoelig is. Met gevoelige informatie wordt informatie bedoeld waaruit andere partijen voordeel kunnen halen. Dit kunnen al simpele zaken zijn zoals een prijsopgave aan een klant. Door dit te weten kunnen concurrerende bedrijven die dezelfde potentiële opdrachtgever hebben hier bewust rekening mee houden. Ook kan het zijn dat wachtwoorden of inloggegevens intern worden gedeeld. Deze informatie kan door externe partijen misbruikt worden om doelbewust systemen plat te leggen.
Strengere wetgeving
Sinds 2018 is de wetgeving rondom e-mailcommunicatie voor bedrijven aangescherpt. Bedrijven zijn vanaf dit moment verplicht om te kunnen aantonen waar hun gegeven worden bewaard wanneer e-mailcommunicatie wordt gebruikt. Hierbij verdwijnen de gegevens namelijk altijd ergens in een online Cloud. Bij encryptie e-mails zijn deze gegevens ‘versleuteld’ en kunnen ze niet door externe partijen afgelezen worden. E mail versleutelen is voor de AVG wetgeving niet genoeg. Ook moet men kunnen aantonen waar deze gegevens precies bewaard worden. Deze wet noemt men de Algemene vordering gegevensbescherming.
Hoe kun je veilig e-mailen?
Sommige emailapplicaties zijn standaard beveiligd doordat deze de e-mails automatisch versleutelen. Dit is echter niet bij elk bedrijf het geval. Vooral wanneer bedrijven eigen email software wordt hier vaak niet aan gedacht. Daarnaast zijn er verschillende manieren om email te beveiligen, zoals TLS encryptie, PDF encryptie, en Web Portal encryptie. Deze vormen van versleuteling hebben allen hun eigen voordelen en nadelen. Gelukkig zijn er bedrijven die hierin gespecialiseerd zijn. Deze bedrijven kunnen je adviseren welke methode voor jouw situatie het meest geschikt is. Het voordeel hiervan is dat iedereen de e-mailomgeving kan blijven gebruiken die men reeds gewend is. Voor meer informatie, bekijk veilig bestanden en encryptie e-mail versturen met Filecap.
